Budgtary and Financial Relations with the Specialized Agencies

A/RES/165(II)View PDF

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A Resolution of the General Assembly, published in 1948.

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Budget Recommendations Specialized Agencies

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At the first part of its first session, the General Assembly resolved that the Advisory Comrnittee on Administrative and Budgetary Questions should, as one of its functions, "examine on behalf of the General Assembly the administrative budgets of specialized agencies" ( resolution 14 ( I) of 13 February 1946).

At the second part of its first session, thc General Assembly approved Agreements with the Intemational Labour Organisation, the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, the Food and Agriculture Organization and the Intemational Civil Aviation Organization, by which these organizations each undertook, inter alia,

To consult with the United Nations in the preparation of their budgets ;

To transmit their budgets to the United Nations for exarnination by the General Assembly, which might make recommendations "concerning any itero or items contained therein"; {iii) To conform as far_ as might be practicable to standard practices and forms recomrnended by the United Nations.

The Agreements provided further that representatives of these organizations should be entitled to take part, without vote, in the dcliherations of the General Assembly or any Comrnittee thereof at ali times when their budgcts or gcnn;i l administrative or financia! qucstions affecting thc organizations were under consideration.

The Advisory Committee has now examíned in broad outline the budgets of these four specialized agencies for 19481 • Representation of the agencies during the Committee's discussions greatly facilitated the Committee's work.

The following table shows the gross totals of the expenditure proposed in the budgets, together with the corresponding totals of the estimates for the preceding financia! year.

1 The financia} year of the International Civil Avia• tion Organization covers the period 1 J uly to 30 J une. In the other cases, as in the case of the United Nations, the financia! year is the calendar ye ar.

Annexe A

BUDGETS DES INSTITUTIONS SPECIALISEES POUR L'EXERCICE 1948

RAPPORT COMITÉ POUR LES QUESTIONS LA CINQUIEME CoMM1ss10N l. La Charte des Nations Unies prévoit, au troisieme paragraphe de son Article 17, que "l' Asrangements financiers et budgétaires passés avec

titutions en vue de leur adresser des recommandations".

A la prem1ere partie de sa premiere session, l' Assernblée générale a décidé qu'une des fonctions tratives et budgétaires serait d' "examincr, au nom de l'Assemblée générale, les budgets administratifs 13 février 1946).

A la deuxicme partie de sa premiere session, l'Assemblée générale a approuvé les Accords conclus avec l'Organisation internationale du Travail, l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation,

ganisation de l'aviation civile intemationale, Accords par lesquels res organisations se sont engagées, ('J1trc au tres, i) A procéder, au cours de la préparation de leur budget, a des échanges de vucs avec l'Organisation des Nations Unies; ii) A communiquer leur budget a l'Organisation l' Assernblée générale, qui pourra faire des rccornrnandations "au sujct d'un ou de plusieurs postes du dit budget";

mandées par l'Organisation des Natiom Unies.

sentants de ces organisations auraient le droit de participer, sans droit de vote, aux délibérations de l'Assemblée générale ou de toute Commission de budget ou des questions générales, administratives ou financieres intéressant l'organisation.

Le Comité consultatif a rnaintenant exarnin~,

Comité, pendant qu'il procédait a cet examen, a

Le tableau suivant indique les totaux généraux des dépenses proposées au budget, en rneme temps penses de l'exercice financier précédent:

· 1 L'exercice financier de l'Organisation de l'aviation au 30 juin.

Pour les autres organisations, l'exercice ganisation des Nations Uníes.

Four Sp.eciali~ed Agencies J.948 Quatre institutions spécialisées International Labour Organisa- Organisation internationale du Dollars amlricains tion ( period 1 January-31 'fravail (période du ler janvier au 31 décembre 1948) ...... .

December 1948) ......... .

4,449,295' 3,756,362 4.449.295' 3.756.362 Food and Agriculture Organiza- Organisation des Nations Unies tion (period I January-31 µour l'alimentation et l'agricul- December 1948) ........ .

5,000,000 5,048,000 turc ( période du ler janvier au 3 1 décembre 1948) ......... .

5.000.000' 5.048.000 International Civil Aviation Or- Organisation de l'aviation civile ganization (period 1 July internationale ( période du ler 1947-30 J\me 1948) ...... .

2,625,000' 1,960,000 juillet 1947 au 30 juin 1948) ..

2.625.000' 1.960.000 United Nations Educational,

Organisation des Nations Unies Scientific and Cultural Organization (period 1 Januaryla culture. (période du ler jan- 31 December 1948 ...... .

8,507,821' 5,875,'.l59 vir-r au 31 décembre 1948} ...

8.507.821• 5.875.359 Gaoss ToTAL ........ 20,582,116 16,639,721 20.582.116 16.639.721

'This total includes $175,234 provision for a reserve ' Ce total comprend une provision de 175.234 dollars fund. Misccllaneous receipts an- estimated at $23,365.

au titre du fonds de réserve. Les prévisions de recettcs diverses s'élevent a 23.365 dollars.

'This total includes $624,709 nrovision for conting<"n· 'Ce total comprend une provision de 624.709 dollars cies and unforeseen expenses. Misccllaneous receipts are de rr,ette diverses s'élcvent a 4.000 dollars. estimated at $4,000.

'Ce total comprend une somme de 125.000 dollars a ' This total includes $125,000 for reserve for new projects and unforeseen expenses and $94,000 provision for titre de. réserve pour nouveaux projets et dépenses im- Working Capital Fund and Joint Support Emergency Fund. Miscéllaneous receipts are estimated at $25,000.

fonds de roulement et le fonds commun de secours exceptionnel. L~s prévisions de recettes diverses s'élcvent a 25.000 dollars.

• This total includes $764,644 provision for contingen- • Ce total comprend une provision de 764.644 dollars cies and ur¡foreseen expenses. Miscellaneous receipts are de recettes diverses s'élcvent a 2_0.000 dollars. estimate<j at $20,000.

The Committce was not in a position to ex-

Le Comité n'a pas pu examiner les budgets dr amine the hudgets of the International Bank for Reconstruction and Development, the Internala mise en valeur, du Fonds monétaire international, tional Monetary Fund, the Universal Postal Union,

de l'Union postale universelle, de l'Union internathe International Telecommunications Union, the tionale des télécommunications, de la Commission Interim Cornmission of the World 1-fralth Orintérimaire de l'Organisation mondiale de la santé. ganization, or the Internatíonal Refugee Organizani cr-lui de l'Organisation internationale des réfution, since no agret>ments had heen concluded' giés, aucun accord n'ayant été conclu 1 ent~r ces between them and the United Nations under Articlc 5 7 of thc Charter.

vcrtu de l'Articlc 57 de la Chartc.

Nature of the examination made.--·--In makin~

Nature de l'examen effectué.-En procédant its cxamination, thc Committee took account of the fact that the budgets had alrl'ady hccn suhles budgcts avaient déja fait l'objet d'un examen ject to ,crutiny by thc appropriatc financc or othcr minuti,,ux de· la part de, comités compétents, financommittees of thc agencies conccrnrd, and had in two cases heen approved by thc annual confercnc(·,

dcux d'cntn- t·ux avaient été approuvés par les conof the agencies. Thc Advisory Committec notni ffreruTs annuelks des institutions intércssées. L.- that:

Comitr cnrnultatif a constaté que:

The budget of the International Lahour a) Le hudg,·t de l'Organisation intcrnationalt- Organi,ation had l)l'cn adoptrd by thl" Intern:itional Lahour Confcrcncc in Junc 19+7 at th,· intnnationzik du Travail en juin 1947 au montant amount proposed by the Governing Hody, whil"h proposé par k Conscil d'administration, qui avai, had reduccd tlw estímate., of thc Din·ctor-Gcnn.11 n·éduit d'cnviron '.'180.000 dollars les prévisions étaby approxinutelv $'.l80,000.

hlies par le Directeur général.

The budgct of thc United N;1tions Educ:1- b) Le budget de l'Organisation des Nation, tional, Scientific and Cultural Organization had been revicwed by the Finance Committcc of thf• Exccutivc Board, which had drawn the attention d'adrninistration. Le Comité a attiré l'attcntion de· la Confércnce générale ( qui doit se tenir a Mexico of the General Confcrencc ( to be held in Mexirn City in November 1947) to certain points, but t·n novcmbrr 1947) sur certains points, mais n';, had made no specific rccommendations to amcnd pas formulé de rccommandation particuliere pour the figures.

modifier ks chiffres proposés.

The budget of the Food and Agrieulturc e) Le budget de l'Organisation des Nations Organization had been reduccd by the Committce U nies pour l' alimenta tion · et l' agriculture a €-tf on Financia! Control from a total of $5,317,931 proposed by the Director-General to a total nf total dt' :i.'.l17.9'11 dollars, proposé par le Directeur $5,000,000. This total was later approwd by thC' r{énfral. a cclui de :i.000.000 de dollars. Ce dcrnie-:· Conferf"nce of the organization in August 1947.

tntal a été cnsuitc appro11vé p;ir la Conffrence de l'organi,ation, en aout 1947.

The b11dget of thc Intcrnational Civil Avíad) L'Assr·rnblfr de l'Organisation de l'aviation tion Organizatinn had bC'en approvcd by the civilc internationale a approuvé le budget de cettr Asscmbly of that organization in !\1av 194-7, ata organisation en mai 1947, en apportant au total total whid1 was approximately $59Ü,OOO lowt·r than that proposcd by the lnterim Council.

d, .. pres de 590.000 dollars . 1 Agrcements with the first five of these agencies have 'Depui; lors. l'Assemblée générale a approuvé les Ac- ~mee been approved by the General Assembly at its huncords av<"c lr-s cinq µremieres d~ ces institutions au cours d,ed an<l fifteenth pl.-narv meeting.

el.- s;1 crnt-quinziCnH' sé-anc-r pU-niCre.

In view of the above considerations, the Ad-

En raison de ces considérations, le Comité consultatif fait porter principalement son examen visory Committee devoted its examination on this occasion mainly to questions of general principie générale. and importance.

The Committee feels that it is desirable that

Le Comité estime qu'il est souhaitable que two general recommendations should be made by l'Assemblée générale fasse deux recommandations the General Assembly.

d'ordre général.

a) Mise en application des recommandations

lmplementation of recommendations which éventuelles de l' Assemblée générale.-Etant donné the General Assembly may make.-Since it may often be the case that the plenary bodies of spequ'il peut souvent arriver que les assemblées plécialized agencies will have approved their budgets nieres des institutions spécialisées approuvent lcur budget avant que l'Assemblée générale ne soit en befare thc General Assembly is in a position to mesure de faire des recommandations a leur sujet, make recommendations upan them, the Advisory Committee suggests that the General Assembly Je Comité consultatif propase que l' Assemblée générale recommande aux assemblées plénieres inshould recommend that the plenary bodies contéressées d'autoriser, a leur prochaine session, leur cerned should at thcir next sessions authorize organe directeur permanent a prendre telles their standing executive bodies to take such interim mesures provisoires qu'il jugc nécessaires, dans les action, within the limits of their present constitutional powers, as they deem necessary on any limites de ses pouvoirs statutaires, pour donner recommendations which the General Assembly may suite aux recommandations que l'Assemblée générale pourra faire. make.

Examination of the budgets within the cialisées elles-mémes.-Le Comité considere qu'il specialized agencies.-The Committee believes it to be essential that any substantial administrative cst indispensable que toutes les propositions imporand financia) proposals should receive critica) and tantes de caractere administratif et financier fassent J'objet d'un examen critique et détaillé de la detailed examination from a small committee of specially qualified persons. The Committee would part d'un comité restreint compasé de personnes therefore suggest that the specialized agencies be particulierement qualifiées. Le Comité propase done d'inviter les institutions spécialisées a cxamiinvited to review their machinery for examination of the budget proposals to see whether it meets ner les méthodes qu'elles utilisent pour l'examen this requirement.

des propositions budgétairt's afín de voir si elles répondent a cette condition.

Certain other general point~ seemed to the

Le Comité a jugé certains autres points d'ordre général dignes d'attention bien que, a son Committee to be worthy of attention, while not, in the opinion of the Committee, calling for formal avis, ils n'appellcnt pas de rccommandations farrecommendations by the General Assembly.

melles de la part de l'Asscmblée généralc.

Consultations au cours de la préparation

Consultation in preparation of budgets a/ter a/1proval of programmes.-The Committee noted des budgets apres l'approbation des programmes. that, dcspitc thc tcrms of the agreements approved,

-Le Comité remarque qu'en dépit des dispositions the desirable degree of consultation between the U nited Natiom and the specialized agencies in the preparation of ,heir budgets had not in sorne cases spécialisées au cours de la préparation de leurs yet been achieved. The Committee believes that budgets n'ont pas encare été, dans certains cas, foil consultation at ali stages of budget preparaconvaincu qu'il y a le plus grand intéret a ce que tion is important, not merely on technical grounds des consultations completes aient lieu a toutes les hut also because clase working relationships in this field would necessarily disclose areas where work programmcs may overlap or wherc co-operative seulcment pour des raisons d'ordre technique, mais action may be required. I t might indica te also aussi parce qu'en entretenant d'étroites relations where joint economies could be made, and would d'ordre pratique dans ce domaine on s'apercevra enable one organization to benefit by the experiforcément qu'il y a des parties des programmes de ence of others, by showing comparative standards travail qui font double emploi ou paur lesquelles of efficiency in many common fields, such as conune coopération peut etre nécessaire. Ces relations fercnce services, translating, printing, etc. The prcmettront peut-etre aussi de voir dans quel Committee therefare hopes that active consultadomaine ces institutions peuvent conjointement tion will be made a reality in ali cases.

réaliser des économies; elles permettront également a une organisation de bénéficier de l'expérience des ment dans de nombreux domaines communs, tels

taus les cas, il y aura effectivement d'actives consultations.

Form of the budget.-Consultation should

Forme du budget.-Des consultations doivent également conduire a une plus grande uniformité also lead to closer approximation in the form of the various budgets. The Committee noted that, whereas the forms of the present budgets showed

superficial similarity, there were basic differences in details. The Committce saw no insuperable reason why many of these differences could not be eliminated.

It would suggest that the trend, particularly in the administrative field, should be to enal;ile cost comparisons to be instituted between common types of services. It understands that good progress in this direction has been made in inter-Secretariat discussion. The Committee does not of course consider that the desirability of similarity in budget form should be pressed to an unreasonable extent.

Co-ordination and presentation of work programmes. - In conncxion with the question of constructing a budget to show the cost of activities, the Committee would stress also the need for adequate budget justification. Estimates cannot properly be appraised unless a statement of work to be done in the financia! year under considi:ration is provided for each section or division of the budget. Presentation of work projects in the budget is also of importance in connexion with the question of co-ordination of the work programmes of the United Nations ancl the specialized agencies.

Thcre havc bcen widesprcad apprehcnsions regarding overlapping and duplication between the specialized agencies and the United Nations, and the Advisory Committee recently held a joint meeting with the Co-ordination Committee. At that meeting, the spccialized agencies expressed a clear realization and acceptance of the role which the Economic and Social Council should play in the development of an overall work programme. Arrangements have been made by which the Council will receive reports, not only upon the past activities of the specialized agencies, but rcports on future programmes so far as these can be foreseen with rcasonable accuracy. The Advisory Committee believes that these reports will be of fundamental importance in integrating the work of the international organizations. It felt that a wil!ing spirit of co-operation was developing among the United Nations and the specialized agencies, and that close relationships were being formed.

Interna[ financia[ controls.-In the course of its examination, the Committee noted that the systems of financia! control differ in the different organizations. The Food and Agriculture Organization is in an unique position in that its budgct is for practica! rcasons virtually limited to a total of about $5,000,000. It is therefore under thc strongest pressure to exercise stringent control in order to fit its programme into pre-determined financia! limits. Its interna! control includes a strong interna! audit, which is placed under thc Chief of the Financia! Services, but which can if necessary report dircctly to the Committee on Financia! Control. The financia! controls in the ILO and ICAO to sorne extent resemble each other. In both organizations, no expenditure can be incurred without the prior agreement of the Finance Service, the head of which has direct forme actuelle, une similitude superficielle, ils détails. Le Comité n'a pas vu d'obstacles insurmontables a la suppression de ces différences. Il administratif en particulier, de rendrc possibles des comparaisons de dépenses entre des types de services communs aux diverses institutions. Il croit savoir que des progres appréciables ont été réalisés Secrétariats. Evidemment, le Comité estime qu'il ne faut pas pousser trop loin le souci de l'uniformité des budgets.

Coordination et présentation des programmes de travail.-A propos de la question fasse apparaitre ce que coutent les activités de l'institution, le Comité tient a souligner également la nécessité de fournir une justification suffi.sante des prévisions. Il cst impossible de juger comme il convient des prévisions de dépenses si chaque chapitre ou chaque division du budget n'est pas accompagné d'un exposé des travaux a accomplir au cours de l'exercice financier comidéré. L'indica-

de travail de l'Organisation des Nations Unies et

On a exprimé la crainte dans de nombreux et celles de l'Organisation des Nations Unies ne chevauchent et ne fassent double emploi.

Le Comité consultatif et la Commission de coordination ont tenu récemment une séance commune. Au tions spécialisées ont montré qu'ils se rendaient

d'un programme général de travail et se sont déclarés prets a accepter qu'il le joue. Des disposirapports, non seulement sur les travaux antérieurs programmes de travail futurs de ces institutions ment d'exactitude.

Le Comité consultatif est

organisations internationales.

11 a le sentiment qu'un esprit de coopération spontanée se développe

sont en train de s'établir.

Contróles financiers effectués dans les institutions.-Au cours de son examen, le Comité a systemes de controle financier différents. L'Organil'agricu!turc se trouvc dans une situation tout a raisons d'ordre matériel, est pratiquement limité ~ un total d'environ 5.000.000 de dollars. Elle se trouve done devant l'obligation impérieuse d'exerccr un controle rígoureux pour que son programme respecte les limites financieres fixées a ]'avance. Son controle financicr intérieur comporte un important service de vérification intéríeure des mais peut, s'il y a lieu, faire rapport directement au Comité de controle financier.

Le controle financier de l'OIT de l'OACI s'exerce dans une

access to the Director-General or Secretary-General. The internal audit in ICAO reports direct to the Secretary-General. The administrative and budgetary organization in UNESCO is similar to that in the United Nations. As will be seen from paragraph 16 below, the relative costs and staff requirements of the various systems differ widely, and the Committee would suggest that during 1948 the United Nations Secretariat, in consultation with the secretariats of the specialized agencies, should make a comparative study of the various administrative and financia! sysiems with a view to determining the most effective and economical system, having regard to ali factors. It further suggests that an examination be made to see to what extent the externa! audit of the accounts of the specialized agencies differs in nature as between the organizations. The Committee believes that common precepts of audit would assist the evolution of sound common financia! practices.

As stated in the preceding paragraphs, the budget of the Food and Agriculture Organization is virtually limited to a total of about $5,000.000. It will, howevcr, be noted from paragraph 4 above that the overall total of the budgets of the other three specialized agencies has increased from $11.6 millions to $15.5 millions approximately. The Committee recognizes that sorne increase is to be expected when an embryonic organization undertakes full sca!e activities for a full year. Neverthcless, it would urge that, in view of the economic situation in many Member States, all specialized agencies should make every effort to avoid undue increases in their requirements. In the particular case of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, where the increase over 194 7 is greatest, the Committee noted that the work programme proposed was extremely wide, and the Committee would suggest that the General Assembly draw the attention of that organization to the relatively largc size of its budget, and urge it to make every effort to achieve a reduction therein.

Detailed comparison between 1948 and 194 7 estimates was not in ali c;iscs possiblc, but comparison between the 1948 estimates of the United Nations and of the four specialized agencies for certain major common items, as indicated in the table below, is of interest. It is, of course, difficult to draw firm conclusions from the table in view of the varying circumstances of the organizations, but the figures emphasize the point~ made in paragraphs 10, 11 and 14. deux organisations, aucune dépense ne peut etre engagée sans l'asscntiment prélable du service financier dont le chef a directement acces aupres chef des services de vérification intérieure des comptes de !'OACI addresse ses rapports directement au Secrétaire général.

L'organisation administrative et budgétaire de l'UNESCO est analogue a celle de l'Organisation des Nations Unies. Comme on le verra plus loin au paragraphe divers systemes varient considérablement et le Comité consultatif propose qu'en 1948, le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies, en spécialisées fasse une étude comparative des différents systemes administratifs et financiers en vue économique, compte tenu de tous les facteurs. II propose en outre que l'on procede a un examen en vue de déterminer jusqu'a quel point il y a une cxtéricure des comptes a laquelle font procéder les diverses institutions spécialisées. Le Comité estime vérification des comptes contribuera a l'établissement de saines méthodes financieres communes a toutes les organisations en question.

15. Comme il a été dit précédemment, Je budget de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture est pratiquement limité a un total d'rnviron 5.000.000 de dollars. Toutefois,

institutions spécialisées est passé de 11.600.000 a 15.500.000 dollars enviran. Le Comité reconnait qu'il faut s'attendre a une certaine augmentation des dépcnses lorsqu'une organisation embryonnaire entiere. Néanmoins, il conviendrait qu'en raison de la situation économique dans laquelle se trouvent beaucoup d'Etats Membres, toutes les institutions spécialisées fissent tous lcs efforts possibles pour éviter toute augmentation injustifiée de leurs ticulier de I'Organisation des Nations Unies pour accuse l'augmentation la plus forte par rapport travail envisagé est extremcment vaste et il propase que l'Assemblée générale attire l'attention de cette organisation sur l'importance relativement grande m vue de réaliser une réduction budgétaire.

ci-dessous permet de faire, pour certains postes communs importants, une comparaison intéressante l'Organisation des Nations UniC's t't celles des quatre institutions spécialisécs.

II est naturellement difficile de tirer des condusions fermes de ce tableau, étant donné les différences de situation existant entre ces organisations, mais les chiffres soulignent les observations formulées aux paragraphcs 10, 11 et 14.

ExPENDITURE UNITED Salaries (including over- NATioNs1 ILO FAO ICAO UNESCO time and salaries of tem porary staff)

Dol/a,s (US)

Dolla,s ( U S)

Administrative and financial services2 • • • • • • • • • • • 1,433,199 60,000 100,000 70,000 290,000 Conference and general 500,000 services2

........... 7,974,077 430,000 525,000 796,000 Other departments or services ............ 6,527,559 1,430,000 1,865,000 750,000 1,874,000 Allowances ..... -- ...... 2,065,000 23,000 175,000 115,000 1,160,000 Provident fund, etc. . ..... 1,852,652 312,000 330,000 115,000 163,000 Reimbursement of incomc

tax ..................

450,000 100,000 40,000 Contingencies, reserves, etc.,

175,000 and unforeseen expenses.

- 625,000 125,000 765,000 Other expenditure ....... 14,197,515 1,926,000 1,375,000 856,000 3,420,000

TOTAL ........... 34,500,000 4,426,000 5,000,000 2,556,000 3 8,508,000

--- STAFF Number of staff proposed UNITED for:

NATIONS ILO FAO ICAO UNESCO Administrative and financial services .......

20 27 25 87 Conference and general

services ............

180 160 230 305 Other departments or

services ............

280 354 145 362 ------- TOTAL STAFF ......

---- 480

---- 541 400 4 754 1 Revised estimates submitted by the Secretary-General befare action by the Fifth Committee. 'The terms "Administrative and financia! services" and "Conference and general services" are used in the sense in which they are used in the United Nations budget, but, owing to differences in organization, sorne adjustments in appropriations have been made. 'Excluding provisions for Working Capital Fund. • The total numbn of staff propose'1 by the Secretary-Gcneral was 442, but the Conferencc made a rcduction of 10 per cent in the budget provision for salaries.

DÉPENSES Traitcments ( y compris les DES heurcs supplémcntaires et NATIONS UNIES 1 OIT OAA OACI UNESCO

--·--- les traitcments du per- Dolla,s Doll-;;;.s Doll~-,s Dollars Dol/a,s sonnel temporaire)

américains américains amé,icains américains amérícains Serviccs administratif s et financiers2 ............

1.433.199 60.000 100.000 70.000 290.000 Conférenccs l't scrvices

généraux 2 ...........

7.974.077 500.000 430.000 525.000 796.000 Autrcs départcmcnts ou

services ..............

6.527.559"

1.430.000 1.865.000 750.000 1.874.000

Indcmnités . ' ............

2.065.000 23.000 175.000 115.000 1.160.000 Caisse de prévoyancc. etc ...

1.852.652 312.000 330.000 115.000 163.000 Rt"mbourscmcnt de l'impfü 450.000 100.000 40.000 sur le revcnu ........... Dépenscs occasionncllcs, reserves, cte., et dépenses 175.000 625.000 125.000 76.'i.000

imprévues ............. Autres dépenses ..........

14.197.515 1.926.000 1.375.000 856.000 3.420.000

TOTAL ...........

34.500.000 4.426.000 5.000.000 2.556.000 1 8.508.000

Nombre d'employés prévu DES pour:

NATIONS UNIES OIT OAA OACI UNESCO Services administratifs et

financiers ...........

20 27 25 87 Conférences et serviccs

généraux ............

180 160 230 305 Autres départemcnts ou

serviccs ............

280 354 145 362

---- EFFECTIF TOTAL DU PERSONNEL ......

480 541 400· 754

--~-- mission.

Salaries, Allowances and Provident Fund.--- The Committee understands that a joint consultative committee of the United Nations and thc specialized agencies has done considerable cxploratory work towards the dcvclopmcnt of a schcme of common standards of work and renumeration. The Advisory Committcc bclicves that this work is of the utmost importancc, and that the aim should be to develop a common system, which will facilitate the building up of an intemational civil service. It is not necessary that the specialized agencies accept the United Nations practices or vice versa; the essential need is to make common use· of the bcst practiees whcrever they may be found. It will necessarily take a period of years to build up a good international scrvice: thc groundwork should, howcver, be laid now.

Thc Committec was informed that thc salary scalcs and dassification structure of thl' F AO were on the whole similar to those of thl' United Nations. Thc ILO has taken certain stcps to bring its salary scalcs into close approximation with thosc of thc United Nations, but it will retain its old established classification structure of broad catcgories of staff. Thc ICAO has its own salary and classification scheme. The UNESCO has adopted United Nations salary scales ( as in force bcfore 16 June 1947) and children's allowances, but <loes not pay certain other allowances which are now in force in thc United Nations, such as renta! subsidies or expatriation allowances. Thc Committce was informcd. however, that a provision of $1,070,178 by that organization for "residencc allowances" rcsultcd from thc payment, on a continuing basis, of per diem allowances at the rate of $5 a day for singk staff members and $7 a day for those with dependents. This allowance thus corresponds to thc old per diem allowance which the United Nations paid until M2rch 1947 but tht·n reduced and finally abolished in June 1947. Whik thc Advisory Committee does not have full information regardin¡!; thc difficulties of thc staff in París, it doubts tiw necessity for these allowances and recomrnends that UNESCO should examine tlw qucstion closely.

As regards prov1S1on for provident fund contributions, the Committcc was informf'd that the ILO had decided to approach the Unitt·d Nations with a view to joining the Unitcd Nations Staff Retirement Se heme. The F AO was eonsidering a similar step, and had made budgctary provision for the purpose. The Committec believes that a common pension scheme would fadlitate interchange of staff and promotc thc crcation of a versatilc international civil servicc.

Rcimbursement of National lncome Tax.-· The Committee undcrstands that thc Food and Agriculture Organization and the Unitcd Nations EducationaL Scientific and Cultural Organization

Traitements, indemnités et Caisse de prévoyance.-Lc Comité croit savoir qu'un Comité tions spécialisées a déja fait un travail de préparation important en vue de mettre au point un systeme de normes communes en matiere de travail et de rémunération. Le Comité consultatif considere qu'il faudrait viser a créer un systeme commun qui facilitera la création d'un corps de fonctionnaires intcmationaux.

11 n'est pas nécessaire que les institutions spécialisées adoptrnt les usages de I'Organisation des Nations Unies ou réciproqucmcnt; tent les meilleures pratiques, quelle que soit l'organisation qui les a instaurées. 11 faudra forcément de~ années pour créer un véritable corps de fonc- ~ion na in·s internationaux. 11 convient toutcfois de jeter des maintcnant les bases dr cettc institution.

I ,e Comité a été informé que I'échelle des traitt·mt·nts Pt k systeme de classemPnt des mPml'n1sembk ;\ ceux de l'Organisation des Nations Unies. L'OIT a pris certaines dispositions en vue de faire rnnrordPr, a tres peu pres, son échellc de traitcmenls avcc celle de l'Organisation des Nations ll nics; elle gardera toutcfois son systeme de classemcnt du personnel par grandes catégories, qui cst établi depuis longtemps. L'OACI a sa proprc échcllc de traitements et son proprc systeme de classemcnt. L'UNESCO a adopté l'échelle des traitements en vigueur a l'Organisation des Nai;ystc'Dlf' d'inckmnités pour chargc de famille praeertaines ~mtres indemnités versées actuellcmcnt au personm·I de I'Organisation, tdlcs que les indcmnités de logement et d'cxpatriation. Le Comité a toutefois été informé qur· l'UNESCO verse en réalité 1.070.1 78 dollars comrnc "indcmnités de logenwnt" clu fait qn'.·Jl,· .1iiou1· :,ux llll'mbrcs de son pcrsonnel, sans rcstriction de duréc, une indcmnit{ journalii·n- , ¡ui c,t dl' -~ c!oll:!rs pour ci·ux qui n'ont pas de pcrsonnes a leur rhargt·, rt de 7 dollars ¡mur ceux qui en ont. Ccttt· ind,~mnité correspond done a l'anriennc indcmnité journations Unies jusqu'en mars 1947 et a été alors rí-duitt'. ¡mur étre fin:ilr·mcnt supprimét· t'II juin 194-7. Bien que le Comité consultatif ne disposc pas dt· renseignemcnts cornplcts sur lcs difficultés que e es indf'mnités soif'nt nécc-ssaircs et n'Cornpd:s.

En CT qui conrernc les dispositions rclativcs mité a {té infonné que l'OIT avait décidé d'en-

du pcrsonncl de l'Organisation des Nations Unics. L'OAA envisage de faire de meme et a inscrit a son budget un crédit a eet rffet. Le Comité estime que l'cxistenee d'une caisse communc des pensions facilitcrait les échanges de personnel et favoriserait h création d'un corps de fonctionnaires intcrnationaux susceptible de s'adapter a des taches variét's.

Remboursement de fimpót national sur le revenu.-Lc Comité rroit savoir que l'Organisal'agriculture et \'Organisation des Nations Unics

are in a pos1hon similar to that of the United Nations with regard to national taxation on the salaries of staff members. In the case of the International Labour Organisation and the International Civil Aviation Organization, the junior staff are mostly locally recruited and receive gross salaries which are subject to Canadian income taxation. The "international" staff of the ILO have been exempted from Canadian income taxation and receive net salaries. The "international" staff of ICAO are similarly exernpt only if they are not Canadian nationals; the organization has, however, introduced an interna! taxation ( that is, a staff contributions) plan, so that all its staff are liable to taxation of salary in sorne form. The disposal of the revenue from the interna! taxation has not been finally decided.

Any recommendations to the specialized agencies should, in the Committee's view, await the action to be taken on its report on tax equalization in the United Nations (document A/396); should that rcport be adopted in principie, a recommendation should be made to specialized agencies, which do not have an interna! taxation schcmc, that thcy should adopt onc.

Cost of Documents and Records.--In rclation to the total cxpenditurc, the cost of documentation and records appcared to be a less heavy burden upan the specialized agencies than is the case in the United Nations. In the case of thc lnternational Labour Organisation, for example, the Committee was informcd that verbatim records of the General Conference were printed in thr: three official languages of the Organization, but that only summary records were rnade for committees of the Conference, these rerords not bcing printed at ali. The Food am-\ Agriculture Organization, which has four officütl languages, was said not to print docurncnts in any particular languagc unless the demand justified printing: this organization has, howcver, in the past made verbatim records of ali meetings, but the Comnútcc wa, informed that in future such records mirrht be made only for plenary meetings of the Conf~rcncT and the Council. The Committee believes that specialized agencies should avoid placing unduly wide interpretations on their rules of procedure concerning languages, and was glad to note that in general this secmed to have been thc ca,e.

Since working rclationships between the United Nations and the specialized agencies are still in the process of development, and are the subject of various propo~als hefore the present session of the General Assembly, the Advisory Committee has drawn up this report on broad lines. Until there has been time to bring thc forrn of the various budgets into closer agreement, and to develop budget justifieation in terrns of work programmc, comparison of the budgcts with cach other and with thc budgct of the United Nations une situation analogue a celle de l'Organisation nationaux sur Je traitement de leur personnel. L'Organisation Ínternationalc du Travail et l'Organisation de l'aviation civile internationale recrutent généralement sur place leur personncl subalterne qui touche un traitement brut soumis "international" de l'OIT a été exonéré de l'impot canadien sur Je rrvenu et pcri.oit un traitement net. Le personncl "international' de l'OACI ne bénéfiric de la rneme exonération que s'il n'est pas elenationalité canadirnnc; !'OACI a toutefois instauré un systeme d'impots perc;us a I'intérieur dr l'Organisation ( c'est-a-dire un systeme de contrihutions du pcrsonnd), ,i bien que tout son perautrc, a un impot sur les traitements. On n'a pas encorc décidé de l'emploi a donner aux fonds provenant de l'impot ainsi pen;u.

21. Le Comité estime qu'avant d'adresscr des recommandations aux institutions spécialisées, il . faut attendre qu'une décision ait été prise sur son rapport relatif a la péréquation des impots a l'Organisation des Nations Unies (document A/396); si ce rapport cst adopté en príncipe, il conviendra n'ont pas établi un systeme d'impot intérieur d'cn adoptcr un.

au total des dépenses semble constituer une charge

a été informé, par exemple, qu'a l'OIT, les comptes rcndus sténographiques de la Conférence générale étaient imprimés dans les trois langues officielles de l'organisation, mais qu'on établissait simplement des eomptes rendus analytiques pour que ces comptes rendus n'étaient pas imprimés. 11 semble que l'Organisation des Nations U nies pour l'alimentation et I'agriculture, ou il existe quatrc langues officielles, ne fait irnprimer les suffisammcnt dcmandés pour que l'imprcssion en soit justifiée; il est a rcmarquer que cette organisarendus sténographiqucs de toutes les séances; toutcfois le Comité a appris qu'a !'avenir de tels

lisfrs dcvraicnt C:·vitcr de donner une interprétation

la ~atisfaction de constater que, d'une maniere générale, on avait eu ce souci.

Etant donné que les relations d'ordre

s'établir et qu'ellcs font l'objet de différentes propositions dont ]' Assemblée générale est saisie a sa préscntl" scssion, le Comité consultatif a étaLli son rapport en s'c•1 tc-nant aux grandes lignes du su jet. Tant qu'on n'aura pas cu le temps de rendre plus scmblablc le mode de présentation des différcnts budgets et clc jmtifier les demandes de crédits

is apt to be a comparison of disparates. As practical results begin to be achieved under the various agreements, and as relations between the United Nations and the specialized agencies become increasingly close, the Committee would hope to be able to make a more detailed examination of the budgets. For the present year, the Committee believes it to be sufficient to emphasize the over-riding need for economy and to suggest that the General Assembly should recommend that:

(a} The plenary bodies of the specialized agencies should authorize their executive authorities to take such interim action, within the limits of their present constitutional powers, as seems appropriate with regard to any recommendations which the General Assembly may make to them, if such recommendations cannot be dealt with by the plenary body itself without considerable dela y;

( b) Specialize.d agencies should ensure, where this is not already the case, that their estimates are subjected, before submission to the plenary body for consideration, to a detailed examination by a committee which includes persons specially qualified in the fields of administration or finance;

(e} The attention of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization should be drawn to the relatively large size of its estimates. The organization should be urged to make every effort to secure a reduction in its budget. It should examine closely the necessity for payment of residence allowance on a continuing basis;

( d} The specialized agencies, which have not already done so, should take stcps to become members of the United Nations Retirement Scheme, and every effort should be made by this and other means to develop the common conditions of service necessary for the creation of an international civil service.

The Advisory Committee would again emphasize that the achievement of thc necessary degree of co-ordination between the United Nations and the specialized agencies is in the last analysis the responsibility of Members themselves. By acting consistently, and in conformity with any recommendations which the General Asscmbly may make, at the conferences of the various organizations, Members can do much to ensure that the international services as a whole operate with efficiency and economy.

166 (ID. Budget of the United Nations for the financia! year 1948 A A{>PROPRIATION RESOLUTION,

FOR THE FINANCIAL YEAR 1948

The General Assembly Resolves that for the financial year 1948:

l. An amount of $US34,825,195 is hereby appropriatcd for the following purposes: tion des Nations Unies aura tendance a porter sur des éléments disparates. Le Comité espere pouvoir procéder a un examen plus détaillé des budgets lorsque les divcrs arrangcments commenceront a

tutions spécialisées deviendront plus étroites. Cette année, le Comité estime qu'il suffit de souligner la nécessité primordiale de fairc des économies et de proposer a I' Assemblée générale de recommander que:

a) Les assemblées plénieres des institutions spécialisées autorisent leurs organes directeurs a telles mesures provisoirrs qui leur semblent appropriées en ce qui concerne toutes recommandations que pourrait leur faire 1' Assemblée générale si l'assemblée pléniere ne peut elle-meme donner suite a ces recommandations sans qu'il en résulte un retard appréciable;

b) Les institutions spécialisées fassent en sorte, lorsqu'elles ne le font pas déja, qu'avant d'etre soumises a !'examen de l'assemblée pléniere, les prévisions de dépenses soicnt examinées en détail par un comité composé de personncs particulierement qualifiées en matiere administrative et financiere;

e) L'attcntion de l'Organisation des Nations soit attirée sur l'importancc rclativcment grande de ses prévisions; qu'elle soit priée de faire tous ses efforts en vue de réaliser une réduction de son budget. Elle dcvrait étudier attentivement la question de savoir s'il est néccssaire de verser d'une maniere continul' d,·s indcmnités de résidencc;

encore fait, prenncnt des dispositions en vue de l'OrgaP.is:i tion des i\ ations U nies et fassent tout réaliser l'uniformité des conditions de travail nécessain- a la création d'un corps de fonctionnaires intcrnationaux.

24. Le Comité consultatif tient a souligner de nouveau que c'est en définitive aux Etats }Jembres eux-memr:s qu'il a¡,pnrticnt d',;tai,/ir le de1;1é de coordination nécessaire entre l'Organisation des

Mcmbrn agisscnt avt·c continuité et se conforment aux recommandations que pcut fairc l' Assemblée générale, ils pourront contribuer pour beaucoup a assurer la bonne marche de !'ensemble des services internationaux et a faire réaliser des économies dans leur fonctionnement.

DU CONSULTATIF ADMINISTRATIVES ET BUDOÉTAIRES

ADOPTED AFTER AMENDMENT

2 TOTAL GÉNÉRAL

RECOMMANDATIONS o'oRDRE GÉNÉRAL GENERAL RECOMMENDATIONS

ÜBSERVATIONS ARISING FROM THE ESTIMATES ÜBSERVATIONS AUXQUELLES DONNENT LIEU LES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES

0RGANISATION

PERSONNEL ÜRGANISATION

SUMMARY OF RECOMMENDATIONS RÉsuMÉ DES RECOMMANDATlONS

Who adopted this document and its mandates?

What subjects does this mandate have?

What’s in this document?

Annexe A

Table of contents